ثبت نام در بیست و ششمین دوره نمایشگاه بین المللی  نفت، گاز، پالایش و پتروشیمی به صورت اینترنتی می باشد، کلیه علاقمندان به حضور در نمایشگاه می بایست نسبت به انجام کامل مراحل زیر اقدام نمایند.

1- ثبت نام:

* ثبت نام اولیه متقاضیان محترم تنها به عنوان شناسایی شرکت ها و یا اشخاص  متقاضی و برآورد میزان درخواست متقاضیان می باشد و به هیچ عنوان به معنی ثبت نام قطعی متقاضیان محترم نیست و هیچگونه تعهدی را برای ستاد برگزاری جهت حضور متقاضیان ایجاد نخواهد کرد و حق پذیرش و یا عدم پذیرش شرکت ها برای دبیرخانه محفوظ است.

* ارائه اطلاعات کامل متقاضیان و اظهار دقیق زمینه فعالیت از جمله مواردی است که می بایست متقاضیان در هنگام پیش ثبت نام در تعیین و اعلام آن دقت فرمایند. از این رو، پیش ثبت نام بر اساس خود اظهاری شرکت ها و اخذ تقاضای ریالی و ارزی از متقاضیان انجام خواهد شد. اطلاعات دریافت شده بعد از پایان پیش ثبت نام ارزیابی و صحت سنجی می گردند.

* تمامی متقاضیان نمایشگاه جهت شروع ثبت نام می بایست ابتدا در سایت عضو شوند. جهت عضویت در سایت باید نوع عضویت خود را مشخص نمایید، عضویت به دو صورت حقیقی یا حقوقی می باشد در هر یک از دوبخش میبایست اطلاعات مورد نظر تکمیل گردد.

یادآوری: پس از پایان عملیات پیش ثبت نام (از تاریخی که متعاقبا بر روی سایت اعلام خواهد شد)، ستاد برگزاری ضمن بررسی تقاضاهای دریافتی و بر اساس دو پارامتر مرتبط بودن زمینه فعالیت متقاضی با موضوع نمایشگاه و زمان پیش ثبت نام نسبت به شروع عملیات تایید مدارک شرکتها اقدام خواهد نمود. 

در این راستا شرکت های متقاضی با توجه به زمینه فعالیت و اهمیت حضور یا عدم حضور راسا توسط ستاد تایید  و جانمایی خواهند شد که این قبیل شرکت ها ضمن مراجعه به پنل ثبت نام خود، می بایست نسبت به ارسال مدارک ثبت نام و درخواست غرفه و اخذ پیش فاکتور و پرداخت آن اقدام نمایند.

با توجه به تعدد متقاضیان و ضیق وقت و پس از تایید فضای مربوطه، توسط ستاد برگزاری فعالسازی انجام شده و متقاضیان می بایست نسبت به ارسال مدارک و ثبت درخواست خود در سامانه ثبت نام و دریافت پیش فاکتور و پرداخت هزینه طی مدت 72 ساعت پس از جانمایی اقدام نماید.

2- فعالسازی: شرکت های جانمایی شده بعد از دوره ای که  جهت پیش ثبت نام مشخص شده از طریق ایمیل نسبت به فعالسازی مطلع خواهند شد. 

3- ارسال مدارک ثبت نام: زمانیکه وارد صفحه شخصی خود شدید اولین مرحله که ارسال مدارک ثبت نام می باشد برای شما فعال شده است باتوجه به نوع عضویت مدارک خود را ارسال نمایید.

در صورتیکه به صورت شخص حقیقی عضو شده اید می بایست اسکن کارت ملی مدیرعامل و پروانه بهره برداری و همچنین صفحه آخر فرم قوانین و مقررات را مهر و امضا کرده و ارسال نمایید.

در صورتیکه به صورت شخص حقوقی عضو شده اید می بایست اسکن کارت اقتصادی (گواهی ارزش افزوده و یا روزنامه رسمی شرکت) و پروانه بهرهبرداری و همچنین صفحه آخر فرم قوانین و مقررات را مهر و امضا کرده و ارسال نمایید.

مهندسین مشاور و پیمانکاران میتوانند به جای پروانه بهره برداری نسبت به ارسال تصویر رتبه بندی معاونت نظارت راهبردی ریاست جمهوری (سازمان مدیریت و برنامه ریزی سابق ) اقدام نمایند.

شرکت هایی که قصد تبلیغ و معرفی کالا و محصول خارجی در غرفه خود دارند، می بایست بر روی سربرگ شرکت نامه ای مبنی بر ارزی بودن ثبت نام با ذکر نام کشور مبدا محصول ارسال بفرمایند.

ارائه اصل کاتالوگ به ستاد برگزاری همزمان با ارسال مدارک پیش ثبت نام برای تمامی شرکت ها (به جز شرکت های نماینده خارجی) الزامی است.

پس از ارسال مدارک از طرف شما ایمیلی مبنی بر دریافت مدارک برای شما ارسال می گردد در این مرحله میبایست منتظر تائید مدارک ارسالی از سوی ستاد برگزاری نمایشگاه باشید.

در صورتیکه مدارک شما مشکلی نداشته باشد تائیدیه دریافت مدارک به ایمیل شما ارسال می گردد و در صورت مشکل داشتن مدارک، ایمیلی مبنی بر عدم تائید مدارک ارسال می گردد و علت عدم تایید در متن ایمیل اعلام میشود که متناسب با آن میبایست نسبت به رفع مشکل مدارک اقدام نمایید.

4- سفارش غرفه و خدمات: پس از تائید مدارک از طرف ستاد برگزاری مرحله سفارش غرفه و خدمات فعال میگردد که در این مرحله شما می بایست نوع درخواست خود را انتخاب کرده و مراحل ثبت نام را گام به گام پیش رفته و گزینه های مربوطه را تکمیل نمایند در این مرحله سه نوع درخواست به شرح زیر می باشد:

درخواست ریالی: این نوع درخواست مربوط به شرکتهای تولیدکننده، مهندسین مشاور یا پیمانکار میباشد که دارای پروانه بهره برداری و یا گرید پیمانکاری می باشند و ثبت نام ریالی آنها از طرف ستاد مورد تایید قرار گرفته است.

درخواست ارزی: این نوع درخواست مربوط به شرکتهای خارجی و  نمایندگی های شرکتهای خارجی و یا شرکتهایی است که دارای برند خارجی می باشند.

درخواست ارزی- ریالی: این نوع درخواست مربوط به شرکتهایی می باشد که بنا به تشخیص کارشناس ستاد برگزاری هم تولیدکننده داخلی و هم نماینده شرکت خارجی می باشند.

سفارش غرفه می بایست مضربی از عدد 3 باشد. حداقل متراژ سفارش غرفه داخل سالن، 12 متر مربع غرفه پیش ساخته ، 12 مترمربع غرفه خودساز ارزی، 36 مترمربع غرفه خودساز ریالی و 30 مترمربع جهت فضای باز می باشد.

پس از ثبت درخواست و سفارش غرفه ایمیلی مبنی بر دریافت درخواست شما ارسال می گردد در این مرحله نیز می بایست منتظر تائید درخواستها از سوی ستاد برگزاری ظرف حداکثر دو روز کاری باشید.

غرفه های با تجهیزات شامل میز، موکت، صندلی، پارتیشن های پیش ساخته و کتیبه سردر غرفه می باشند.  غرفه های بدون تجهیزات (زمین خام) مربوط به شرکت هایی است که قصد غرفه سازی با پیمانکارها را دارند. غرفه های فضای باز شامل هیچگونه غرفه سازی و پارتیشن نمی باشند.

5- ویرایش سفارش غرفه و خدمات: در صورتیکه نیاز به ویرایش اطلاعات غرفه درخواستی باشد (از جمله تغییر در نوع غرفه سازی، متراژ و خدمات غرفه) می بایست از طریق درخواست ویرایش غرفه درخواست خود را ارسال نموده و پس از تائید توسط ستاد برگزاری می توانید نسبت به ویرایش غرفه خود اقدام نمایید. (توجه نمایید در صورتیکه درخواست ویرایش غرفه داده شود و از سوی ستاد تائید گردد کلیه اطلاعات مربوط به تعهدنامه ارزی –ریالی و همچنین مدارک تکمیلی حذف خواهد شد و می بایست مجددا نسبت به تکمیل موارد فوق الذکر اقدام نمایید.)

6- پرداخت هزینه و ثبت اطلاعات پرداخت: پس از تائید درخواست سفارش غرفه از سوی ستاد برگزاری مرحله ثبت اطلاعات پرداخت فعال شده که در این مرحله پس از پرداخت وجه باید اطلاعات فیش واریزی خود را در قسمت مربوطه وارد کرده و تصویر فیش واریزی را از قسمت مربوطه ارسال نمایید. حداکثر زمان جهت واریز وجه 3 روز کاری از تاریخ تایید درخواست می باشد.

7- تعهدنامه و چک ارزی: پس از تائید پرداخت شما از سوی ستاد برگزاری در صورتیکه درخواست شما به صورت ریالی و یا ارزی- ریالی باشد مرحله دریافت تعهدنامه ارزی ریالی فعال می شود.

در این مرحله می بایست فرم تعهدنامه ارزی- ریالی را دانلود کرده و پس از مطالعه و پر کردن همراه با یک فقره چک که مشخصات آن در تعهدنامه آمده است به آدرس ستاد برگزاری حضورا تحویل و رسید دریافت گردد. (شایان ذکر است مبلغ چک معادل کل ارزش ارزی غرفه با احتساب نرخ روز ارز  با استفاده از روش مندرج در صفحه دوم تعهدنامه ارزی-ریالی محاسبه می گردد.)

این چک تعهدی برای عدم انجام فعالیت ارزی و استفاده از برند، لوگو و کالای خارجی در قسمت ریالی غرفه ها می باشد و در صورت تخلف شرکت ها، مبلغ جریمه از طریق این چک وصول خواهد شد.

شرکت هایی که خواستار شرکت در بخش ریالی بوده و پس از ارزیابی توسط ستاد اجرایی احتمال جریمه شدن آنها زیاد تشخیص داده شود می بایست معادل هزینه متراژ ریالی غرفه خود یوروی امانی و یا ضمانت نامه بانکی به صورت امانت در اختیار ستاد اجرایی نمایشگاه قرار دهند و در صورت عدم جریمه این شرکت ها در حین نمایشگاه، مبلغ امانی پس از نمایشگاه به آنها عودت داده خواهد شد. 

چک و تعهدنامه ارزی و ریالی فقط در ساعت کاری (9 صبح الی 2 بعد از ظهر) در دفتر ستاد تحویل گرفته می شود.

پس از ارسال چک تعهدنامه ارزی- ریالی مراحل ثبت نام کامل شده و ثبت نام شما قطعی می گردد.

8- مدارک تکمیلی: در آخرین مرحله شرکت می بایست نسبت به ارسال مدارک تکمیلی اقدام نماید.

مدارک تکمیلی شامل موارد زیر میباشد: 

عنوان کتیبه غرفه ( مخصوص غرفه های با تجهیزات) حداکثر 30 کاراکتر جهت هر کتیبه فارسی و انگلیسی – صرفا نام شرکت

اطلاعات و اسامی جهت صدور کارت شناسایی مشارکت کنندگان (تصاویر افراد به صورت 4*3 عمودی، جهت آقایان بدون کراوات و خانم ها با حجاب کامل)

تکمیل و ارسال فرم حراست (صفحه دوم فرم حراست را مهر و امضا نموده و ارسال نمایید.)

درج اطلاعات در دایرکتوری، سی دی و سایت اختصاصی نمایشگاه (اطلاعات فارسی و انگلیسی شرکت می باشد که درج تمامی اطلاعات الزامی بوده و در صورت خالی بودن هر مورد خط تیره درج گردد. مدت زمان این بخش 5 دقیقه می باشد. شرکت ها می بایست قبل از اقدام به تکمیل اطلاعات را آماده نمایند.)

9- اخذ مجوز غرفه سازی: انجام مراحل مربوط به اخذ مجوز غرفه سازی با توجه به فرم های موجود در سایت و در بازه زمانی اعلام شده انجام می شود ( مربوط به شرکت هایی که غرفه سازی دارند.) غرفه ساز می بایست از غرفه سازان مجاز نمایشگاه انتخاب گردد.